Ärendehantering – ny funktion lanseras i augusti 2026

I augusti 2026 lanseras Ärendehantering i Boappa – en funktion som samlar styrelsefrågor och felanmälningar på ett och samma ställe. Vi informerar om detta i god tid så att ni hinner bekanta er med vad som är på gång. Funktionen Ärendehantering kommer att kunna administreras av styrelsemedlemmar och administratörer under Styrelseportalen i Boappa. 

Här kan du läsa mer om nya funktionen och se guider samt frågor och svar.

Om nya ärendehanteringsfunktionen
Med Ärenden får styrelse och boende ett gemensamt och strukturerat sätt att kommunicera direkt i Boappa. Ni kan hantera inkomna ärenden från boende, men också själva initiera kontakt och skapa ärenden direkt till en enskild medlem.

Det finns två typer av ärenden:

• Styrelsefråga (ersätter den tidigare funktionen "Fråga styrelsen" resp "Svara boende" under Chatt)
• Felanmälan

Befintliga "Fråga styrelsen"-chattar
Alla tidigare chattar flyttas automatiskt över vid lansering. Arkiverade chattar får statusen Stängd.

Aktivera och inaktivera funktionerna
Funktionerna aktiveras eller inaktiveras under Funktioner → Ärenden - Styrelsefråga respektive Funktioner → Ärenden - Felanmälan.

Inställningen för "Stäng av fråga styrelsen" under Admin → Inställningar tas bort. 

OBS – aktivera den nya felanmälan manuellt
Aktivera den nya Felanmälan och inaktivera den gamla under Funktioner. 

Använder ni inte funktionerna idag?
Har Fråga styrelsen varit avstängd tidigare då kommer den nya Styrelsefråga inte heller vara aktiverad. På samma sätt kommer inte den nya Felanmälan att vara aktiverad om ni inte haft Felanmälan aktiverad tidigare.

Ni styr funktionernas av/på under Inställningar → Ärende.

Det här kan styrelsen göra i ärendehanteringsfunktionen:

• Hantera både styrelsefrågor och felanmälningar på ett och samma ställe, dvs styrelsen har kontroll över alla ärenden och kan även ändra typen av ärende om det behövs

• Samla alla ärenden, även Felanmälningar för framtida uppföljning/statistik mm, dvs även om en felanmälan skickas vidare till en extern förvaltare så finns ärendet registrerat i Boappa  

• Sätta status på ett ärende
• Tilldela ett ärende till en styrelsemedlem
• Svara personoberoende (dvs i egenskap av styrelse)
• Ändra ärendetyp vid behov
• Kommunicera med medlemmen direkt i ärendet
• Bifoga bilder och dokument
• Vidarebefordra en felanmälan till en extern e-postadress
• Starta ett nytt ärende till en enskild medlem (styrelsen kan initiera kontakten)
• Filtrera på Mina, Öppna och Alla (inkl. stängda) ärenden

Här hittar styrelsen ärendehanteringsfunktionen:

Gå till Förening →  Styrelseportalen -> Styrelsearbete -> Ärendehantering

(medlemmarna hittar "Ärende" under "För dig som boende" på Föreningssidan)

Pushnotiser

Alla händelser kring ett ärende kan notifieras med pushnotiser och mejl. Notifieringarna går att stänga av.

GUIDER

Hantera ett ärende (webben)

- Logga in på Boappa webben

- Klicka in på sidan Förening / Styrelseportalen / Styrelsearbete -> Ärendehantering

- Välj förening (om du är medlem i flera föreningar)

- Det finns tre flikar med ärenden: "Mina", "Öppna" och "Alla". Nya ärenden hamnar automatiskt under fliken "Öppna" -> Klicka in på "Öppna" för att läsa nya ärenden.

- Klicka på det ärende som du vill läsa

- I vyn till höger (mittfältet) kan du läsa och skriva till medlemmen (skriv längst ner på sidan).

- I höger-fältet kan du bland annat tilldela ärendet till en styrelsekollega, skicka till extern e-post eller avsluta ärendet.

Skapa ett nytt ärende (webben)

- Logga in på Boappa webben

- Klicka in på sidan Förening / Styrelseportalen / Styrelsearbete -> Ärendehantering

- Välj förening (om du är medlem i flera föreningar)

- Klicka på symbolen

för att skapa ett nytt ärende.

- Välj "Styrelsefråga" eller "Felanmälan".

- Fyll i rutorna - klicka sen på "Skapa" -> Klart

Filtrera och hitta ärenden

- Logga in på Boappa webben

- Klicka in på sidan Förening / Styrelseportalen / Styrelsearbete -> Ärendehantering

- Välj förening (om du är medlem i flera föreningar)

- Det finns tre flikar med ärenden:

• "Mina" Här hittar du ärenden som är tilldelade till dig.
• "Öppna" Här hamnar alla nya ärenden, dvs alla öppna och även tilldelade ärenden.
• "Alla" Här hittar du samtliga ärenden även stängda ärenden.

Vanliga frågor (FAQ)

När lanseras Ärenden?
Funktionen lanseras i augusti 2026 och blir då tillgänglig för alla användare i Boappa förutsatt att föreningen har funktionerna aktiverade enligt ovan.

Vad händer med gamla frågor från boende?
Alla tidigare chattar under "Fråga styrelsen" flyttas automatiskt över till Ärenden. Ingen historik går förlorad. Chattar som redan var arkiverade får statusen Stängd.

Kan styrelsen se alla ärenden?
Ja, styrelsen har tillgång till alla inkomna ärenden och kan filtrera på Mina, Öppna och Alla (inkl. stängda).

Är ärendehanteringsfunktionen kopplad till notiser?
Ja, både medlemmar och styrelsen/administratörer får notiser när nya ärenden skapas eller meddelande skickas. 

Vad är skillnaden mellan en Styrelsefråga och en Felanmälan?
En Styrelsefråga används när en boende vill ställa en fråga eller ta upp något med styrelsen. En Felanmälan används för att rapportera fel eller brister i fastigheten eller bostaden.

Försvinner "Fråga styrelsen"?
Ja, funktionen ersätts av Ärenden i samband med lanseringen i augusti.